工程項目管理中的溝通效果研究
發(fā)布時間：2010-01-14 共1頁
工程項目是基于工程項目實施者和利益關(guān)系人緊密協(xié)作完成特定任務(wù)的過程，在此過程中不僅涉及到工程項目實施者內(nèi)部的分工協(xié)作，還涉及到工程項目利益關(guān)系人（業(yè)主、總承包方、分承包方、監(jiān)理單位、主管部門之間的分工協(xié)作。由于存在大量的分工協(xié)作（接口），因此也就存在了大量的溝通問題。
回想我們所經(jīng)歷的工程項目，往往出現(xiàn)過以下情況：業(yè)主在檢查項目階段成果時，指出曾經(jīng)提出的某個要求沒有包含在其中，而這個要求早就以口頭的方式告知過項目組的成員，但作為項目經(jīng)理的你卻一無所知，而那位成員解釋說把這點忘記了；或者，工程項目組的行動和業(yè)主的需求發(fā)生了偏差，造成了返工；或者，設(shè)計中使用了已經(jīng)過時的標(biāo)準(zhǔn)；或者，由于分包方照圖施工，造成項目缺陷；或者，由于設(shè)計、采購、設(shè)備、安裝各專業(yè)組之間的配合不好，導(dǎo)致工期拖延；等等。這些問題產(chǎn)生的原因都與缺乏有效的溝通有關(guān)。本文試圖通過對溝通效果影響因素的分析，探索提高溝通效果的途徑和方法。
1.工程項目管理中溝通效果的影響因素
1.1項目組主要成員的素質(zhì)和能力
項目組主要成員的素質(zhì)和能力包括知識、經(jīng)驗、溝通能力、組織能力、團(tuán)結(jié)協(xié)作精神、技術(shù)業(yè)務(wù)能力、責(zé)任心和果斷決策的能力。項目組成員的素質(zhì)越高，能力越強(qiáng)，在項目實施過程中溝通就越順暢，項目按時、按質(zhì)完成的可能性就大。
1.2項目經(jīng)理的素質(zhì)和能力
項目經(jīng)理發(fā)揮的作用往往對項目的成敗起決定作用，如果項目經(jīng)理有良好素質(zhì)，尤其是有良好的溝通能力，他可以在和項目組成員交流、檢查工作、召開會議等溝通過程中獲取足夠的信息，發(fā)現(xiàn)潛在的問題，控制好項目的各個方面，從而使項目順利完成。
1.3項目組成員對信息的態(tài)度
項目組成員對溝通信息的態(tài)度是影響溝通的重要因素，如果項目組成員重視信息，不僅關(guān)心與本身工作有關(guān)的信息，而且關(guān)心項目目標(biāo)、項目進(jìn)度、業(yè)主要求等方面的信息，及時接收和發(fā)送信息，必然溝通效果就好；反之，則相反。
1.4項目組成員的相互信任程度
溝通是發(fā)送者與接收者之間“給”與“受”的過程。信息傳遞不是單方面，而是雙方的事情，因此，溝通雙方的誠意和相互信任至關(guān)重要。在項目溝通中，當(dāng)面對來源不同的同一信息時，項目組成員最可能相信他們認(rèn)為的最值得信任的那個來源的信息。
溝通的準(zhǔn)確性與溝通雙方間的相似性也有著直接的關(guān)系。項目組成員如果在性別、年齡、智力、種族、社會地位、興趣、價值觀、能力等相似性越大，溝通的效果也會越好。
1.5信息傳遞層次的多少
溝通信息傳遞過程中如果中間層次過多，那么，信息在傳遞過程中就容易產(chǎn)生失真。一項研究表明，企業(yè)董事會的決定通過五個等級后，信息損失達(dá)80%.
這是因為，在信息傳遞時，各層次都會花時間把接受到的信息進(jìn)行甄別，一層一層的過濾，在過濾的過程中還摻雜了大量的主觀因素，尤其是當(dāng)發(fā)送的信息涉及到傳遞者本身時，往往會由于心理方面的原因，造成信息失真。
1.6工程項目各接口協(xié)調(diào)情況
工程項目的接口主要包括：總承包方與業(yè)主、總承包方與分包方、總承包方與監(jiān)理公司以及總承包方內(nèi)部各專業(yè)組之間的協(xié)調(diào)問題，如果各接口之間的任務(wù)與責(zé)任明確，接口之間的相互推委減少，溝通的效果就好；反之，溝通的效果就差。
1.7溝通計劃的完備性
溝通計劃是否詳細(xì)而全面地描述了項目信息的收集和歸檔結(jié)構(gòu)、信息的發(fā)布方式、信息的內(nèi)容、每類溝通產(chǎn)生的進(jìn)度計劃、約定的溝通方式等；是否做好了各利益關(guān)系人信息溝通的需求分析，他們各自需要什么信息、如何傳遞等工作，對提高信息溝通效果影響較大。
2.提高工程項目溝通效果的方法和途徑
2.1組建一個好的項目組
在組建項目部時，要視項目的復(fù)雜程度，根據(jù)知識、專業(yè)、能力、性格等要素優(yōu)勢互補(bǔ)的原則選配項目組的主要成員。高效的項目組織能形成良好的“項目精神”，減少不必要交流和合作的數(shù)量，以提高項目組的溝通效果。一個好的項目組應(yīng)當(dāng)具備完成項目任務(wù)，實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)的能力，即使在項目遇到困難時，項目組也能發(fā)揮集體的力量去克服各種困難，使項目始終良好運行，這是一種系統(tǒng)能力，是通過項目組成員間的良好溝通和協(xié)作而體現(xiàn)出來的。
2.2建立完善的項目溝通管理體系
項目組因開展項目而成立，因項目完成而解散，工程項目一次性的特點決定了項目組成員為該項目協(xié)同工作的臨時性。由于項目組的成員來自于不同的利益關(guān)系方，即使總承包方內(nèi)部也有來自于不同職能部門的成員，成員間并不完全了解，如果不進(jìn)行有效的溝通，成員間就根本無法協(xié)作，因此只有形成有效的溝通體系，成員間才能充分交流，分享信息，相互信任，互相支持。
建立良好的項目溝通管理體系首先應(yīng)構(gòu)建項目組的溝通網(wǎng)絡(luò)，決定項目各關(guān)系人的信息溝通需求；明確網(wǎng)絡(luò)溝通中各關(guān)系人的職責(zé)和權(quán)限；建立溝通反饋機(jī)制，信息發(fā)送出去并接收到之后，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性；建立定期檢查項目溝通情況制度，保持信息溝通的順暢和有效；做好溝通計劃的編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾工作。
2.3正確處理工程項目各接口協(xié)調(diào)關(guān)系
2.3.1正確處理總承包方與業(yè)主的關(guān)系
總包方要正確理解業(yè)主的設(shè)計意圖和要求，在設(shè)計中定期向業(yè)主匯報設(shè)計進(jìn)展，交換意見，如果業(yè)主有好的建議，在不違反設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、設(shè)計初衷的情況下，盡量滿足業(yè)主的設(shè)計變更要求，以創(chuàng)造良好合作氛圍。
2.3.2處理好與分包商的溝通協(xié)調(diào)關(guān)系
總包方應(yīng)主動、積極、詳細(xì)地向分包方介紹工程概況，技術(shù)要點和工程進(jìn)度、并對分包方的工程進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行全程的跟蹤控制，對各分包方施工平面幾交叉施工方面進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)；各分包方作為項目的建設(shè)者，在施工中遇到困難，例如：場地、材料、機(jī)具等問題，要加強(qiáng)與總包方溝通，通過總包方的及時溝通解決施工中出現(xiàn)的各種問題。
2.3.3正確處理總承包方內(nèi)部的協(xié)調(diào)關(guān)系
作為總承包方，內(nèi)部是否協(xié)調(diào)一致尤為重要，由于項目涉及設(shè)計、采購、施工、設(shè)備安裝等各項工作，各專業(yè)組之間的協(xié)調(diào)也相當(dāng)重要，總承包方要加強(qiáng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)溝通，形成全面統(tǒng)籌、信息暢通的內(nèi)部管理格局。如：設(shè)計組憑借技術(shù)優(yōu)勢，不但要對整個工程的技術(shù)負(fù)責(zé)，同時要對設(shè)備組定貨提供技術(shù)支持，解決現(xiàn)場出現(xiàn)的各種技術(shù)問題；設(shè)備組要積極與主動與設(shè)計溝通，了解設(shè)計人員的意圖，并隨時與施工組保持聯(lián)系，根據(jù)施工工期的要求，積極組織貨源，保證工程順利按進(jìn)度進(jìn)行；施工組要借助與設(shè)計人員的交流，保證工程質(zhì)量，滿足設(shè)計要求，同時將施工進(jìn)度及時反饋給設(shè)備組，以保證設(shè)備能及時組織到位。
此外，工程得以順利完成還必須處理好與監(jiān)理公司、主管部門的關(guān)系。
2.4選好工程項目經(jīng)理
2.4.1項目經(jīng)理有較強(qiáng)溝通管理意識
項目經(jīng)理必須認(rèn)識溝通在項目管理中的作用。項目經(jīng)理所做的每一件事情都包含溝通，項目經(jīng)理沒有信息就不可能進(jìn)行管理，而信息只有通過溝通得到。所以項目經(jīng)理必須有很強(qiáng)的溝通意識，要花50%—70%的精力用于溝通，同時要掌握提高溝通有效性的基本原則，做到盡早溝通和主動溝通。
盡早溝通和主動溝通要求項目經(jīng)理有一定的前瞻性，定期和相關(guān)人員建立溝通，及時發(fā)現(xiàn)當(dāng)前問題和潛在問題，采取有效措施，避免項目實施中不必要的損失。項目經(jīng)理要利用好啟動會議，促進(jìn)項目組成員的相互了解、熟悉，明確各項目組成員角色分工、職責(zé)和權(quán)限，與其他成員的接口，并使所有成員對項目目標(biāo)和工作計劃充分了解。
2.4.2項目經(jīng)理要熟悉專業(yè)技術(shù)
工程項目經(jīng)理未必是樣樣精通的專才，但至少應(yīng)該是樣樣都熟悉的通才，否則，很難將一個復(fù)雜的大型項目管好。對項目中某一專業(yè)領(lǐng)域一點也不懂的項目經(jīng)理，就很難與項目組中該領(lǐng)域的成員溝通，難以監(jiān)督和檢查他們工作的效率和質(zhì)量。
2.4.3項目經(jīng)理要有良好的溝通技巧
項目溝通首先要有明確目的。溝通前，項目經(jīng)理要弄清楚作這個溝通的真正目的是什么？要對方理解什么？確定了溝通目標(biāo)，溝通的內(nèi)容就圍繞溝通要達(dá)到的目標(biāo)組織規(guī)劃，也可以根據(jù)不同的目的選擇不同的溝通方式。
其次，要做到充分的“聽”與藝術(shù)的“說”。項目經(jīng)理只有集中精力地聽，才能領(lǐng)會講話者的意圖，只有領(lǐng)會了講話者的意圖，才能選擇合適的語言和方法進(jìn)行溝通。
第三，發(fā)揮權(quán)威，終止?fàn)幷?。工程項目溝通過程中不可避免地存在爭論，諸如在技術(shù)、方法上的爭論，這種爭論往往喋喋不休，永無休止，終結(jié)這種爭論的最好辦法是項目經(jīng)理發(fā)揮權(quán)威性。
2.5保持暢通的溝通渠道，保證溝通的有效性
項目溝通中典型的問題是“過濾”，也就是信息丟失。產(chǎn)生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、信息內(nèi)容、道德規(guī)范等等，經(jīng)常碰到由于工作背景不同而在溝通過程中對某一問題的理解產(chǎn)生差異。因此，參與項目組的成員都必須以項目“語言”方式傳達(dá)和接收信息，同時了解他們以個人身份涉及的信息將如何影響整個項目。
其次，建立溝通平臺，最大程度保障溝通順暢，使得信息在傳遞中保持原始狀態(tài)。
第三，建立溝通反饋機(jī)制，保證溝通的有效性。在項目實踐中，采用了適當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞剑\用了有效的溝通技巧，并不一定就能得到準(zhǔn)確的回應(yīng)，因此，對于重大問題的溝通或者多人之間的溝通，必須要求信息接受方對信息的溝通結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)和復(fù)述，以確保信息的正確和有效。
2.6采用正確的溝通形式，克服不良的溝通習(xí)慣
工程項目中的溝通形式是多種多樣的，通常分為書面和口頭兩種形式。書面溝通大多用來進(jìn)行通知、確認(rèn)和明確要求等活動，語言文字運用得是否恰當(dāng)直接影響溝通的效果。使用語言文字時要簡潔、明確。
口頭溝通包括會議、評審、私人接觸、自由討論等。這一方式簡單有效，更容易被大多數(shù)人接受，但是不象書面形式那樣“白紙黑字”留下記錄，因此不適用于類似確認(rèn)這樣的溝通?？陬^溝通過程中應(yīng)該坦白、明確，避免由于文化背景、民族差異、用詞表達(dá)等因素造成理解上的差異。此外，還可借助于形體語言進(jìn)行溝通，像肢體語言、圖形演示、視頻會議都可以用來作為補(bǔ)充方式。它能擺脫口頭表達(dá)的枯燥，在視覺上把信息傳遞給接受者，更容易理解。
在項目溝通中要特別注意要克服不良的溝通習(xí)慣，該用書面溝通的不用口頭溝通，該與項目經(jīng)理溝通的，不于組員溝通，該今天溝通的，不拖到明天溝通，要嚴(yán)格執(zhí)行溝通規(guī)則，避免出現(xiàn)項目溝通中的失誤。
2.7重視溝通效率，節(jié)約溝通成本
溝通對項目的重要性是毋庸置疑的，但項目經(jīng)理在強(qiáng)化溝通的同時不能忽視溝通的成本。溝通方式的選擇，溝通時機(jī)的把握，溝通范圍的界定都會影響溝通的成本，進(jìn)而會影響整個項目的成本和進(jìn)度。所以，要盡量采取節(jié)省成本的方式達(dá)到溝通的目的，能網(wǎng)絡(luò)會議、電話會議的就不宜集中開會；能郵件、電話達(dá)到目的的，不必面談；能用規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)化的事情，沒必要個案溝通。
工程項目內(nèi)部如何進(jìn)行有效的溝通，是一個復(fù)雜而又必須予以解決的問題。項目溝通效果的好壞，在很大程度上決定了項目的成功與否，因而研究項目溝通效果具有十分重要的意義。
