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　　一、原始憑證的種類

 

　　通常按其來源、格式等加以分類。

 

　　(一)按取得的來源不同分類

 

　　原始憑證按其來源不同，可以分為：外來原始憑證和自制原始憑證兩種。

 

　　1.自制原始憑證

 

　　自制原始憑證指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)時自行填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單、限額領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫單、產(chǎn)品出庫單、借款單、工資發(fā)放明細表、折舊計算表等。

 

　　注意：凡是不能用來證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)實際上發(fā)生或完成的文件和單據(jù)，例如購貨合同、材料請購單，都不屬于原始憑證。

 

　　2.外來原始憑證

 

　　外來原始憑證指在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證。例如，購買材料時取得的增值稅專用發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)來的各種結(jié)算憑證、普通發(fā)票、對外支付款項時所取得的收據(jù)、職工出差取得的飛機票、火車票、輪船票，都是外來原始憑證。

 

　　(二)按格式分類

 

　　原始憑證按其格式不同，可以分為：通用憑證和專用憑證兩種。

 

　　1.通用憑證

 

　　通用憑證是指由有關(guān)部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。通用憑證的使用范圍，因制作部門不同而異。可以是某一地區(qū)、某一行業(yè)，也可以是全國通用。如某省(市)印制的發(fā)貨票、收據(jù)等，在該省(市)通用;由人民銀行制作的銀行結(jié)算憑證，在全國通用等。

 

　　2.專用憑證

 

　　專用憑證是指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如領(lǐng)料單、差旅費報銷單、折舊計算表、工資費用分配表等。

 

　　二、原始憑證的基本內(nèi)容

 

　　各種原始憑證都應(yīng)具有一些共同的基本內(nèi)容。

 

　　原始憑證所包括的基本內(nèi)容通常稱為憑證要素，一般應(yīng)具備以下基本內(nèi)容：

 

　　1.原始憑證的名稱;

 

　　2.填制原始憑證的日期

 

　　3.憑證的編號;

 

　　4.接受原始憑證單位名稱(抬頭);

 

　　5.經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容(含數(shù)量、單價及金額等);

 

　　6.填制單位簽章;

 

　　7.有關(guān)人員(部門負責(zé)人、經(jīng)辦人員)的簽章;

 

　　8.填制憑證單位名稱或者填制人姓名

 

　　9.憑證附件。

 

　　三、原始憑證的填制要求

 

　　(一)填制原始憑證的基本要求

 

　　概括起來，填制原始憑證有以下七項基本要求：

 

　　1.記錄要真實

 

　　記錄真實，就是要實事求是地填寫經(jīng)濟業(yè)務(wù)，原始憑證填制日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額等必須與實際情況相一致，不得歪曲經(jīng)濟業(yè)務(wù)真相、弄虛作假。對于實物數(shù)量、質(zhì)量和金額的計算，要準確無誤，不得匡算或估計，確保憑證所記錄的內(nèi)容真實可靠。

 

　　2.內(nèi)容要完整

 

　　原始憑證上各項內(nèi)容要逐項填制齊全，不得遺漏和簡略。需要注意的是，年、月、日要按照原始憑證的實際日期填寫;名稱要齊全，不能簡化;品名或用途要填寫明確，不能含糊不清;有關(guān)人員的簽章必須齊全。

 

　　另外，對于需要填寫一式數(shù)聯(lián)的原始憑證，必須用復(fù)寫紙?zhí)讓懀髀?lián)的內(nèi)容必須完全相同，聯(lián)次不得缺少。

 

　　3.手續(xù)要完備

 

　　單位自制的原始憑證必須附有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或其他指定的人員簽名蓋章;對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章;從外部取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。

 

　　提示：這里所說的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能夠證明單位身份和性質(zhì)的印鑒，包括業(yè)務(wù)公章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、結(jié)算專用章等。

 

　　4.書寫要清楚、規(guī)范

 

　　原始憑證要按規(guī)定填寫，文字要簡要，字跡要清楚，易于辨認，不得使用未經(jīng)國務(wù)院公布的簡化漢字。大小寫金額必須相符且填寫規(guī)范。小寫金額用阿拉伯數(shù)字逐個填寫，不得寫連筆字，在金額前應(yīng)填寫人民幣符號“￥”。人民幣符號“￥”與阿拉伯數(shù)字之間不得留有空白。金額數(shù)字一律填寫到角分，無角分的，寫“00”或符號“-”。有角無分的，分位寫“0”，不得用符號“—”。大寫金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書字書寫，大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫“人民幣”三個字。“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白。大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字，有“分”的，“分”后面不寫“整”或“正”字。如小寫金額￥1006.00，大寫金額應(yīng)寫成“壹仟零陸元整”。

 

　　5.編號要連續(xù)

 

　　各種原始憑證要連續(xù)編號，以便查考。如果憑證已預(yù)先印定編號，如發(fā)票、收據(jù)、支票，都有連續(xù)編號，應(yīng)按編號連續(xù)使用，在寫壞作廢時，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，與存根一起妥善保管，不得撕毀。

 

　　6.不得涂改、刮擦、挖補

 

　　原始憑證有錯誤的，應(yīng)當由出具單位重開或更正，更正處應(yīng)當加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的，應(yīng)當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。

 

　　7.填制要及時

 

　　各種原始憑證一定要及時填寫，并按規(guī)定的程序及時送交會計機構(gòu)、會計人員進行審核。

 

　　(二)自制原始憑證的填制要求

 

　　按其填制手續(xù)及內(nèi)容不同，原始憑證可以分為：一次憑證、累計憑證和匯總憑證。

 

　　1.一次憑證的填制

 

　　一次憑證是指一次填制完成，只記錄一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證，所有的外來原始憑證和大部分自制原始憑證都屬于一次憑證。如購貨發(fā)票、銷貨發(fā)票、收據(jù)、領(lǐng)料單、借款單、收料單、銀行結(jié)算憑證等都是一次憑證。一次憑證是一次有效的憑證。

 

　　2.累計憑證的填制

 

　　累計憑證是指在一定時期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證。其特點是，在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，隨時結(jié)出累計數(shù)及結(jié)余數(shù)，并按照費用限額進行費用控制，期末按實際發(fā)生額記賬。累計憑證是多次有效的原始憑證，這類憑證的填制手續(xù)是多次進行才能完成的。它一般為自制原始憑證，最具有代表性的累計憑證是限額領(lǐng)料單。

 

　　3.匯總憑證的填制

 

　　匯總憑證也稱原始憑證匯總表，是指對一定時期內(nèi)反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張原始憑證，按照一定標準綜合填制的原始憑證。常見的匯總憑證如發(fā)出材料匯總表、收料匯總表、銷售日報表、工資結(jié)算匯總表、差旅費報銷單等。