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　　（一）歸檔文件的質(zhì)量要求

　　(1)歸檔的工程文件一般應為原件。來

　　(2)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。

　　(3)工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。

　　(4)工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。

　　(5)工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　(6)工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)。圖紙宜采用國家標準圖幅。

　　(7)工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機所出圖紙的復印件。

　　(8)所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。

　　(9)利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1／3的，應當重新繪制竣工圖。

　　(10)不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》(GB／10609．3—89)統(tǒng)一折疊成燦幅面，圖標欄露在外面。來

　　(11)工程檔案資料的縮微制品，必須按國家縮微標準進行制作，主要技術指標(解像力、密度、海波殘留量等)要符合國家標準，保證質(zhì)量，以適應長期安全保管。

　　(12)工程檔案資料的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準確。

　　(13)工程文件應采用打印的形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時，應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。

　　（二）歸檔工程文件的組卷要求

　　1．立卷的原則和方法

　　（1）立卷應遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用；

　　（2）一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷；來

　　（3）立卷采用如下方法：

　　1）工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分；

　　2）工程準備階段文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷；

　　3）監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；

　　4）施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；

　　5）竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；

　　6）竣工驗收文件可按單位工程、專業(yè)等組卷；

　　（4）立卷過程中宜遵循下列要求：

　　1）案卷不宜過厚，一般不超過40mm；

　　2）案卷內(nèi)不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷。

　　2．卷內(nèi)文件的排列

　　（1）文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

　　（2）圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。

　　（3）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

　　3．案卷的編目

　　（1）編制卷內(nèi)文件頁號應符合下列規(guī)定：

　　1）卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。

　　2）頁號編寫位置：單頁書寫的文字在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。

　　3）成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重寫編寫頁碼。

　　4）案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

　　（2）卷內(nèi)目錄的編制應符合下列規(guī)定：

　　1）卷內(nèi)目錄式樣宜符合現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄B的要求。

　　2）序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。

　　3）責任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。

　　4）文件標號：填寫工程文件原有的文號或圖號。

　　5）文件題名：填寫文件標題的全稱。

　　6）日期：填寫文件形成的日期。

　　7）頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排列的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。

　　8）卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。

　　（3）卷內(nèi)備考表的編制應符合下列規(guī)定：

　　1）卷內(nèi)備考表的式樣宜符合現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄C的要求。

　　2）卷內(nèi)備考表主要標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件數(shù)，以及立卷單位對案卷情況的說明。

　　3）卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。

　　（4）案卷封面的編制應符合下列規(guī)定：

　　1）案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面。案卷封面的式樣宜符合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄D的要求。

　　2）案卷封面的內(nèi)容應包括：檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。

　　3）檔號應由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。

　　4）檔案館代號應填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。

　　5）案卷題名應簡明、準確的揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

　　6）編制單位填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責任者。

　　7）起止日期應填寫案卷內(nèi)全部文件的形成的起止日期。

　　8）保管期限分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的保管期限見現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄A的要求。考試&大&永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限應從長。

　　9）工程檔案套數(shù)一般不少于2套，一套由建設單位保管，另一套原件要求移交當?shù)爻墙n案管理部門保存，接受范圍規(guī)范規(guī)定可以各城市根據(jù)本地情況適當拓寬和縮減，具體可向建設工程所在地城建檔案管理部門詢問。

　　10）密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。

　　（5）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)封面應采用70g以上白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。