監理工程師考試：建設工程監理文件檔案資料管理
發布時間：2014-02-25 共1頁
建設工程監理文件檔案資料管理主要內容是：監理文件檔案資料收、發文與登記；監理文件檔案資料傳閱；監理文件檔案資料分類存放；監理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。
（一）監理文件和檔案收文與登記
所有收文應在收文登記表上進行登記(按監理信息分類別進行登記)。應記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發放單位(部門)、文件編號以及收文日期，必要時應注明接收文件的具體時間，最后由項目監理部負責收文人員簽字。 采集者退散
（二）監理文件檔案資料傳閱與登記
由建設工程項目監理部總監理工程師或其授權的監理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進行傳閱。每位傳閱人員閱后應在文件傳閱紙上簽字，并注明日期。文件和記錄傳閱期限不應超過該文件的處理期限。傳閱完畢后，文件原件應交還信息管理人員歸檔。
（三）監理文件資料發文與登記
發文由總監理工程師或其授權的監理工程師簽名，并加蓋項目監理部圖章，對蓋章工作應進行專項登記。
所有發文按監理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼，并在發文登記表上登記。收件人收到文件后應簽名。
發文應留有底稿，并附一份文件傳閱紙，信息管理人員根據文件簽發人指示確定文件責任人和相關傳閱人員。文件傳閱過程中，每位傳閱人閱后應簽名并注明日期。發文的傳閱期限不應超過其處理期限。考試&大&重要文件的發文內容應在監理日記中予以記錄。
項目監理部的信息管理人員應及時將發文原件歸入相應的資料柜（夾）中，并在目錄清單中予以記錄。
（四）監理文件檔案資料分類存放
監理文件檔案經收/發文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學的分類方法進行存放，這樣既可滿足項目實施過程查閱、求證的需要，又方便項目竣工后文件和檔案的歸檔和移交。項目監理部應備有存放監理信息的專用資料柜和用于監理信息分類歸檔存放的專用資料夾。在大中型項目中應采用計算機對監理信息進行輔助管理。
信息管理人員則應根據項目規模規劃各資料柜和資料夾內容。
文件檔案資料應保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應保持記錄介質的清潔和不破損。
項目建設工程中文件和檔案的具體分類原則應根據工程特點制定，監理單位的技術管理部門可以明確本單位文件檔案資料管理的框架性原則，以便統一管理并體現出企業的特色。
（五）監理文件檔案資料歸檔
監理文件檔案資料歸檔內容、組卷方法以及監理檔案的驗收、移交和管理工作，應根據現行《建設工程監理規范》及《建設工程文件歸檔整理規范》并參考工程項目所在地區建設工程行政主管部門、建設監理行業主管部門、地方城市建設檔案管理部門的規定執行。
對一些需連續產生的監理信息，在歸檔過程中應對該類信息建立相關的統計匯總表格以便進行核查和統計，并及時發現錯漏之處，從而保證該類監理信息的完整性。
監理文件檔案資料的歸檔保存中應嚴格按照保存原件為主、復印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。
如采用計算機對監理信息進行輔助管理時，當相關的文件和記錄經相關責任人員簽字確定、正式生效并已存入項目部相關資料夾中時，計算機管理人員應將儲存在計算機中的相關文件和記錄改變其文件屬性為“只讀”，并將保存的目錄記錄在書面文件上以便于進行查閱。&考試大&整理&在項目文件檔案資料歸檔前不得將計算機中保存的有效文件和記錄刪除。
