咨詢工程師：竣工文件質量全過程的控制
發布時間：2010-01-14 共1頁
竣工文件是工程建設的真實記錄是對建設項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收以及養護、維修的依據，是改建、擴建和實施質量保修的重要依據。竣工文件的全過程質量控制，是對工程技術文件從形成、積累、整理、歸檔到檔案的組卷、保管、利用等一系列環節實施全過程的質量控制，使竣工文件在整個生存周期中都處于受控狀態。全面質量控制的過程就是計劃、執行、檢查、處理的循環過程。一個施工項目一經確立，全面質量控制活動就隨之開始。檔案部門要從竣工文件的形成開始，積極配合有關業務部門對竣工文件的有效性、系統性和科學性進行控制。
提高認識，增強竣工文件編制的意識
竣工文件凝聚著施工企業員工的智慧、心血和汗水，是施工技術、管理經驗的總結。做好竣工文件編制工作，對于施工企業科技創新、管理創新、機制創新、工程創優及任務承攬等同樣有著非常重要的意義和作用。首先它是企業科技創新的需要。竣工文件作為企業施工技術經驗的總結，不僅是企業技術儲備的一種形式，而且是企業施工技術的繼承、創新和發展的重要基礎條件。借鑒已有的技術經驗，進行科技創新，創造出新成果、新工藝、新工法，對于促進企業技術進步有著重要的作用。二是企業管理創新的需要。通過借鑒施工組織設計、施工技術總結等工程技術資料，對于改善企業技術管理；通過分析工程項目人工、材料、設備及管理成本資料，對于降低工程成本，完善成本管理體系，提高企業盈利能力有著重要的作用。三是企業體制創新的需要。當前，施工企業進行資產重組，結構調整和體制的改革，其中一項重要的內容就是探索工程項目的組織結構形式，合理配置人力資源和生產要素，推進企業改革有著重要的作用。四是工程創優的需要。竣工文件是工程內在質量的體現，創造一流工程、編制出一流的竣工文件是評選優質工程的必要條件。同時，借鑒以往的竣工文件，完善工程的工期、技術、質量、安全等保證措施，增創更多的優質、名牌工程，是施工企業“以質量求生存，以信譽求發展，以品牌求市場”的迫切需要。五是承攬工程任務的需要。竣工文件是反映企業工程業績、質量評價、資質信譽的有力憑據，對于編制科學合理的標書、優化投標方案，在市場競爭中提高中標率有著重要的作用。所以將竣工文件的形成和積累納入有關管理人員工作，即納入工作程序、納入工作計劃、納入有關人員的職責。把竣工文件的形成、積累納入有關工作制度和計劃中，使其制度化、規范化，加強有關人員的竣工文件編制意識，便于監督、檢查和管理。
健全規章制度，加強對竣工文件編制的全過程控制
首先，由于施工企業承建工程地點分散，項目部（指揮部）人員變換頻繁，施工隊伍的轉場，技術人員的調離，客觀上給竣工文件的編制工作造成了一定的困難。其次，竣工文件編制人員和檔案人員文化素質、業務能力水平等問題，從主觀上給竣工文件的質量造成了一定的影響。為此，施工項目可以根據上級的有關規定，結合企業的自身特點，建立并逐步完善行之有效的規章制度，對竣工文件編制實施有效監控，以確保竣工文件齊全、完整、準確，質量良好，法律手續完備。
第一，制定完善竣工文件編制“三納入”制度。即納入工程項目工作計劃，根據工程進度，及時對竣工文件的形成、積累、整理、移交、歸檔作出具體安排，并認真抓好落實；將竣工文件編制工作納入工程技術管理內容、程序和有關制度，結合工程施工同步進行；技術交底時同步布置竣工文件的編制工作，檢查工程進度與工程質量同步檢查竣工文件編制進度與質量，工程初驗時同步檢查竣工文件編制工作；將竣工文件編制工作納入工程技術部門、工程項目部（指揮部）和有關技術人員的工作職責，結合“貫標”認證抓好檢查落實，使竣工文件編制工作始終處于受控狀態。
第二，建立并認真落實有關人員的崗位責任制。建立專人負責制：各工程項目部要有專人負責竣工文件的形成、積累、整理和移交、歸檔工作，公司級檔案部門積極協助有關部門和工程項目部（指揮部）做好竣工文件編制移交和歸檔的檢查、指導，使竣工文件編制移交工作分工明確、責任到人。
第三，建立激勵、約束機制。將竣工文件編制質量納入工程質量評比內容，歸檔移交時限與編制竣工文件人員的職稱評定和獎懲考核等結合起來。對于按規定要求向有關部門移交優良竣工文件的項目部（指揮部）和有關人員，給予表彰和獎勵；反之，采取予扣押金等經濟方面的處罰，做到獎罰分明，保證規章制度的有效落實。
超前控制，加強竣工文件編制指導工作
各工程技術部門和檔案部門對竣工文件的編制負有監督、檢查與指導責任，加強竣工文件編制的指導服務以保證竣工文件的齊全、完整和準確。工程技術部門要注意了解工程動態信息，及時掌握工程開、竣工日期和工程進度，制定竣工文件編制指導計劃和歸檔計劃，適時組織檢查、指導。檔案人員要從竣工文件形成開始，及時向有關人員宣傳形成文件的質量要求。如，工作中發現有些技術人員不了解技術文件的編寫格式，應將標準印發到技術人員手中。同時在工程進行中，根據計劃隨時檢查文件的完整性、規范性。有關工程技術人員和檔案人員應嚴格竣工文件與工程施工“三同步”的原則，深入施工現場，開展業務指導明確竣工文件編制范圍、整理辦法、驗收標準及歸檔時限；工程施工中，適時對竣工文件的形成、積累、整理工作進行檢查指導，及時發現和糾正問題；工程竣工時，協同公司指揮部或建設單位共同做好竣工文件的驗收交接。工程技術總結、工程竣工驗收報告、工程質量總評定、優質工程證書、工程決算等完成滯后的，應注意跟蹤收集，以保證竣工文件的齊全完整。二十局參建的青海溝后水庫工程交付使用3年后大壩決堤，局檔案科提供溝后全部工程檔案，通過觀看錄像、照片、竣工資料和跨壩現場調查，經專家組鑒定，一致認為，跨壩的主要原因是設計不合理造成大壩本身的不穩定，加之管理不善，導致潰壩，從而維護了企業的信譽。由此可見，竣工文件是否齊全、完整直接關系到企業的利益和聲譽，對竣工文件的利用至關重要。
重視竣工文件的整理歸檔和保管利用
竣工文件的整理工作是檔案開發利用的基礎，它的質量直接影響利用效果。竣工文件整理的分類要科學、組卷要合理，整理要遵循科技檔案的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，以保證整理后文件材料之間的完整齊全性、條理化、系統有序，便于保存和查找。同時，竣工文件的整理除了分類、組卷，還包括裝訂及修復工作，需要極大的耐心，因為它的質量好壞
直接關系到使用壽命。對于竣工文件形成過程中，不能嚴格按規定要求辦理，如，出現復寫紙等不耐久字跡情況，有的文件紙張大小不一，在整理時都必需加以修復，否則，將嚴重影響將來的使用壽命。總之，要保證竣工文件的質量，必須實行全過程控制。（）
提高認識，增強竣工文件編制的意識
竣工文件凝聚著施工企業員工的智慧、心血和汗水，是施工技術、管理經驗的總結。做好竣工文件編制工作，對于施工企業科技創新、管理創新、機制創新、工程創優及任務承攬等同樣有著非常重要的意義和作用。首先它是企業科技創新的需要。竣工文件作為企業施工技術經驗的總結，不僅是企業技術儲備的一種形式，而且是企業施工技術的繼承、創新和發展的重要基礎條件。借鑒已有的技術經驗，進行科技創新，創造出新成果、新工藝、新工法，對于促進企業技術進步有著重要的作用。二是企業管理創新的需要。通過借鑒施工組織設計、施工技術總結等工程技術資料，對于改善企業技術管理；通過分析工程項目人工、材料、設備及管理成本資料，對于降低工程成本，完善成本管理體系，提高企業盈利能力有著重要的作用。三是企業體制創新的需要。當前，施工企業進行資產重組，結構調整和體制的改革，其中一項重要的內容就是探索工程項目的組織結構形式，合理配置人力資源和生產要素，推進企業改革有著重要的作用。四是工程創優的需要。竣工文件是工程內在質量的體現，創造一流工程、編制出一流的竣工文件是評選優質工程的必要條件。同時，借鑒以往的竣工文件，完善工程的工期、技術、質量、安全等保證措施，增創更多的優質、名牌工程，是施工企業“以質量求生存，以信譽求發展，以品牌求市場”的迫切需要。五是承攬工程任務的需要。竣工文件是反映企業工程業績、質量評價、資質信譽的有力憑據，對于編制科學合理的標書、優化投標方案，在市場競爭中提高中標率有著重要的作用。所以將竣工文件的形成和積累納入有關管理人員工作，即納入工作程序、納入工作計劃、納入有關人員的職責。把竣工文件的形成、積累納入有關工作制度和計劃中，使其制度化、規范化，加強有關人員的竣工文件編制意識，便于監督、檢查和管理。
健全規章制度，加強對竣工文件編制的全過程控制
首先，由于施工企業承建工程地點分散，項目部（指揮部）人員變換頻繁，施工隊伍的轉場，技術人員的調離，客觀上給竣工文件的編制工作造成了一定的困難。其次，竣工文件編制人員和檔案人員文化素質、業務能力水平等問題，從主觀上給竣工文件的質量造成了一定的影響。為此，施工項目可以根據上級的有關規定，結合企業的自身特點，建立并逐步完善行之有效的規章制度，對竣工文件編制實施有效監控，以確保竣工文件齊全、完整、準確，質量良好，法律手續完備。
第一，制定完善竣工文件編制“三納入”制度。即納入工程項目工作計劃，根據工程進度，及時對竣工文件的形成、積累、整理、移交、歸檔作出具體安排，并認真抓好落實；將竣工文件編制工作納入工程技術管理內容、程序和有關制度，結合工程施工同步進行；技術交底時同步布置竣工文件的編制工作，檢查工程進度與工程質量同步檢查竣工文件編制進度與質量，工程初驗時同步檢查竣工文件編制工作；將竣工文件編制工作納入工程技術部門、工程項目部（指揮部）和有關技術人員的工作職責，結合“貫標”認證抓好檢查落實，使竣工文件編制工作始終處于受控狀態。
第二，建立并認真落實有關人員的崗位責任制。建立專人負責制：各工程項目部要有專人負責竣工文件的形成、積累、整理和移交、歸檔工作，公司級檔案部門積極協助有關部門和工程項目部（指揮部）做好竣工文件編制移交和歸檔的檢查、指導，使竣工文件編制移交工作分工明確、責任到人。
第三，建立激勵、約束機制。將竣工文件編制質量納入工程質量評比內容，歸檔移交時限與編制竣工文件人員的職稱評定和獎懲考核等結合起來。對于按規定要求向有關部門移交優良竣工文件的項目部（指揮部）和有關人員，給予表彰和獎勵；反之，采取予扣押金等經濟方面的處罰，做到獎罰分明，保證規章制度的有效落實。
超前控制，加強竣工文件編制指導工作
各工程技術部門和檔案部門對竣工文件的編制負有監督、檢查與指導責任，加強竣工文件編制的指導服務以保證竣工文件的齊全、完整和準確。工程技術部門要注意了解工程動態信息，及時掌握工程開、竣工日期和工程進度，制定竣工文件編制指導計劃和歸檔計劃，適時組織檢查、指導。檔案人員要從竣工文件形成開始，及時向有關人員宣傳形成文件的質量要求。如，工作中發現有些技術人員不了解技術文件的編寫格式，應將標準印發到技術人員手中。同時在工程進行中，根據計劃隨時檢查文件的完整性、規范性。有關工程技術人員和檔案人員應嚴格竣工文件與工程施工“三同步”的原則，深入施工現場，開展業務指導明確竣工文件編制范圍、整理辦法、驗收標準及歸檔時限；工程施工中，適時對竣工文件的形成、積累、整理工作進行檢查指導，及時發現和糾正問題；工程竣工時，協同公司指揮部或建設單位共同做好竣工文件的驗收交接。工程技術總結、工程竣工驗收報告、工程質量總評定、優質工程證書、工程決算等完成滯后的，應注意跟蹤收集，以保證竣工文件的齊全完整。二十局參建的青海溝后水庫工程交付使用3年后大壩決堤，局檔案科提供溝后全部工程檔案，通過觀看錄像、照片、竣工資料和跨壩現場調查，經專家組鑒定，一致認為，跨壩的主要原因是設計不合理造成大壩本身的不穩定，加之管理不善，導致潰壩，從而維護了企業的信譽。由此可見，竣工文件是否齊全、完整直接關系到企業的利益和聲譽，對竣工文件的利用至關重要。
重視竣工文件的整理歸檔和保管利用
竣工文件的整理工作是檔案開發利用的基礎，它的質量直接影響利用效果。竣工文件整理的分類要科學、組卷要合理，整理要遵循科技檔案的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，以保證整理后文件材料之間的完整齊全性、條理化、系統有序，便于保存和查找。同時，竣工文件的整理除了分類、組卷，還包括裝訂及修復工作，需要極大的耐心，因為它的質量好壞
直接關系到使用壽命。對于竣工文件形成過程中，不能嚴格按規定要求辦理，如，出現復寫紙等不耐久字跡情況，有的文件紙張大小不一，在整理時都必需加以修復，否則，將嚴重影響將來的使用壽命。總之，要保證竣工文件的質量，必須實行全過程控制。（）
