咨詢工程師組織與管理輔導：提高溝通的有效性
發布時間：2010-01-14 共1頁
(一)有效溝通需要的基本條件
溝通的有效性，主要取決于發送者和接收者對溝通的態度和環境。
(1)具有明確的溝通動機和期望。溝通動機不明確或沒有溝通的期望，人們也就無法做到有效溝通。
(2)相互之間文化背景的了解。工程項目各相關方的人員在進行信息交流時，最好具有共同的文化背景，不同文化背景的人之間的交流，要努力了解對方的文化背景差異并盡力適應對方，否則將無法進行有效的溝通。
(3)搭建溝通的平臺，能夠及時傳遞和交換信息，確立協商機制。
(二)有效溝通的途徑
為了實現有效的溝通，項目管理相關各方應該：
(1)明確希望通過溝通所達到的目標，并做好工程項目的溝通計劃安排。
(2)考慮溝通時的一切環境情況，包括溝通的背景、社會環境、人的環境以及過去溝通的情況等，以便溝通的信息符合環境要求。
(3)確定進行溝通的方式，并注意使用和改進溝通的技巧。
(4)引起相關人員的興趣，應盡可能聽取他人的意見，與他人商議，既可以獲得更深入的看法，也易于獲得其積極的支持。
(5)要使用簡單、明確的表達，做好工程項目信息傳播管理。
(6)要進行信息的追蹤與反饋，充分發揮工程項目績效報告的作用。信息溝通后必須同時設法取得反饋，通過對工程項目績效報告的分析，判斷溝通的有效性。
(7)做好工作終結的信息處理。根據績效報告文件、工程項目的實際完成情況報告和其他的工程項目情況報告，應用各種工程項目信息的報告方式和工程項目信息文檔化管理辦法，進行工作終結信息的處理，包括驗收工程項目的完成成果，編制工作終結文件，通知工程項目業主/客戶，并獲得他們的正式認可，使工程項目的完成正規化。
(三)消除有效溝通的障礙
溝通的障礙產生于個人的認知、語義的表述、個性、態度、情感和偏見以及組織結構的影響和過大的信息量等方面。
1.認知障礙
認知障礙的產生是由于對于同一條信息，不同的人有不同角度的理解。影響認知的因素包括個人受教育的程度和過去的經歷。使用明確含義的詞語，可以使認知障礙減到最小。
2.語義障礙
由于人與人之間的信息溝通主要是借助于語言進行的，而語言只是交流思想的工具，表達思想的符號系統，并不是思想本身。這就使溝通容易產生語義上的障礙。如口頭語言和書面語言溝通，由于人們的語言修養不同，表達能力的差別，對同一思想、事物的表達有清楚和模糊之分;有人聽后馬上理解了，有人聽來聽去還是不理解;有人聽后做這樣的解釋，有人聽后做那樣的解釋，因而產生語義上的障礙。
3.個性和興趣障礙
由于人們有不同的好惡，因此人們的興趣愛好也就不盡相同，具有較大的差別。人們容易對感興趣的問題聽得仔細，對不熟悉、枯燥的、不感興趣的問題就聽不進去，從而形成溝通障礙。
4.態度、情感和偏見造成的障礙
在信息溝通中有很多障礙是由心理因素引起的，如個人的態度、情感和對某些信息的偏見等，都可能引起溝通障礙。個人如果懷有強烈的愛憎，出于自我保護的原因，容易改變溝通方式。感情過于強烈會使人失去正常的理解力。
5.組織結構的影響
合理的組織結構有利于信息溝通。如果組織結構過于龐大，中間層次太多太雜，那么不僅容易使信息傳遞失真、遺漏，而且還會浪費時間;影響信息傳遞的及時性和信息溝通的有效性，最終影響工作的效率。
6.信息量過大造成的障礙
信息并非越多越好，信息過量反而會成為溝通的障礙因素。
