Excel 2003制作自動記錄的單位考勤表
發布時間：2011-10-28 共1頁
一、基本框架設置
首先要進行的工作當然就是新建工作簿，在工作表中輸入姓名、日期，制訂考勤表的基本框架。
1.啟動Excel 2003，新建一個工作簿，命名為“2004年員工考勤表”，在工作簿中建立12個工作表。
2.在當月工作表的A1、B1單元格中分別輸入“姓名”、“日期”，在A2單元格中輸入第1個員工的姓名，接著選擇A2、A3單元格，然后單擊“合并及居中”按鈕將兩個單元格合并為1個單元格，按照以上方法錄入其他員工的姓名(如圖1)。
圖1 創建考勤表
3.在單元格C1中輸入“7-1”，程序將自動轉成“7月1日”(這里假定考勤從7月1日開始)。用鼠標點選單元格C1，并移動鼠標到單元格的右下角，待出現實心“十”字的填充柄后，按住左鍵拖動到需要的位置，這樣在7月1日后便形成了一個日期序列。
4.單擊日期序列最后的“自動填充選項”智能填充標記，在彈出來的菜單中點選“以工作日填充”項，程序便自動將星期六、日去掉，不記入考勤日期。
5.選中整個日期行，在“單元格格式”對話框中點選“數字”選項卡。在“分類”列表中點選“自定義”項，在類型框中輸入“d"日"”，然后單擊“確定”按鈕。
圖2 “錄制新宏”對話框
2.輸入公式“=now( )”，然后按回車鍵，接著單擊“停止錄制”工具欄中的“停止錄制”按鈕結束錄制。
三、制作宏按鈕
1.單擊“視圖→工具欄→繪圖”菜單項，調出“繪圖”工具欄，接著選擇“繪圖”工具欄中的“繪圖→對齊→對齊網格”項。
2.單擊“視圖→工具欄→窗體”菜單項，調出“窗體”工具欄，然后單擊“窗體”工具欄上的“按鈕”，接著在單元格B2中拖動鼠標繪制一個按鈕，Excel將自動打開“指定宏”對話框，點選其中的“返回當前時間”宏，并單擊“確定”按鈕(如圖3)。
圖3 選擇“返回當前時間”宏
3.單擊按鈕，將按鈕上的文字更改為“上班”，并對文字大小、字體進行設置。然后單擊“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕，并按住“Ctrl”鍵，用鼠標將剛才制作的按鈕拖到B3中，即將制作好的按鈕復制到B3中，并將按鈕上的問題更改為“下班”。
4.確認“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕被選中，單擊“下班”按鈕，然后按住“Shift”鍵再單擊“上班”按鈕，將兩個按鈕同時選中。單擊“Ctrl”鍵，用鼠標將選中的兩個按鈕拖動復制到B列的其余單元格中。最后效果(如圖4)。
圖4 創建“上、下班”按鈕宏
四、記錄出勤
選中待插入上下班時間的單元格，單擊同一行中的“上班”或“下班”按鈕即可。在單擊“上班”、“下班”按鈕時會返回很長一串數字，其實我們只需輸入諸如“13:30”這樣的時間即可。單擊“格式→單元格”菜單項，在彈出來的“單元格格式”對話框中點選“數字”選項卡，在分類框中點選“時間”，在“類型”框中點選“13:30”，最后單擊“確定”即可。
要把出勤記錄由公式結果轉換成具體的時間數值，否則當公式被重新計算后，其結果將更改。選中表中的所有數據單元格，單擊右鍵選擇“復制”，點選“編輯→選擇性粘貼”菜單項，在“選擇性粘貼”對話框中選中“數值”項，然后單擊“確定”
五、統計結果
1.在日期行之后的單元格中依次輸入“遲到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要統計的項目。并將這幾列中的單元格上下兩兩合并，使之對應于姓名行(如圖5)。
圖5 創建相關統計項目
2.單擊單元格Y2，然后鍵入公式“=COUNTIF(C2:X2,">8：30")”(這里假設上班時間為8:30)，并按回車鍵，Z2單元格中便會出現選中員工所有遲于8:30上班的工作日天數。同理在Z2單元格中輸入公式“=COUNTIF(C3:X3,">17：00")”(假設下班時間為17:00)，并按回車鍵，Z2單元格中便會出現選中員工所有早于17:00下班的工作日天數。
3.單擊AB2單元格輸入公式“=COUNTIF(C2:X3,"事假")”，并按回車鍵確認，AB2單元格中便出現了選中員工本月的事假次數。
4.其他人的統計方法可以利用Excel的公式和相對引用功能來完成。
5.單擊“工具→選項”菜單項，在彈出的對話框中點選“重新計算”選項卡，并單擊“重算活動工作表”按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統計出來了。
