確保企業項目成功如何平衡三大要素？
發布時間：2018-01-23 共2頁
要素二：流程
人所具有的缺點會影響到他有效地利用創造力、遠見和智慧。流程能以某些方式彌補人的這些不足，使他的時間和精力得到有效利用。最佳流程并不會產生額處的工作。相反，它們服務于特定的目標，致力于確保項目的效率和一致性，且對使用它們的人來說往往是“隱形”的。
人們常常犯錯，所以流程必須幫助緩解這種傾向。大多數時候，一個好流程可以在第一時間幫助人們避免犯錯。例如，洗衣店的流程包括在放置襪子前進行配對，這將避免人們穿上不配對的襪子去上班。再如，每天早晨收聽交通和天氣報告，你就能選擇最佳的交通工具和路徑去上班。
人們還常常忘記事情。他們會忘記完成工作的一些必要步驟，或顛倒步驟的前后順序，而流程有助于人們按照正確的順序完成所有必須要做的事情。如果你每天早上都是先沐浴，再刷牙，然后更衣，最后吃早餐的話，這種始終如一的生活習慣可以確保你不會忘記任何步驟。如果這個流程改變了，結果可想而知。并且，如果你沒有采取其他措施來彌補這種改變所帶來的影響的話，結果一定非常糟糕。
人們在很多事情上都比較含糊。他們常常忽略重要的細節，因此需要有流程來引導人們注意必要的細節，確保必要的精確度。很多人在挑選要穿的衣服時都有一套流程，包括色彩和款式的搭配等。這些指引使他們可以輕易地做出合適的選擇。
但不是每個錯誤、遺漏或失準都是可以避免的，因此流程也就涉及到通過＾ 同樣，你還必須對流程進行調整，使之可以向項目相關人提供他們所需的支持，同時提高他們的工作效率。當流程符合了人們的需求時，它就會變成“隱形”的，人們自然而然地就會這樣做，根本不會覺得自己是在遵循某一流程。
雖然人們能借助流程完成很多事情，他們也有可能不能一致地執行流程。有時候，這種不一致性將使流程的效果大打折扣。如果流程執行不一致，其效果也會不一致。如果流程得到切實執行，其效果是可以預見的。
確保流程執行的一致性并不是要求你拘泥于形式。事實上，如果某個流程能夠有效地滿足你的需求，你就很容易連貫一致地執行它。然而，在企業中，由于涉及到很多人，確保流程執行的一致性就更具挑戰性。首先，如果一個流程能讓所有執行它的人都感覺不到它的存在，而是自然而然地就照著它做了，這樣的流程可以說是少之又少。如果讓每個人都根據自己的判斷行事，他們的執行方式可能稍微有些不同。有時，這些微小差異無關緊要，但更多的時候它們都會引發問題。
因此，大多數流程都要求有人注意企業的員工在執行它的時候的一致性。有多種方式可以完成這項工作，例如同事的檢視、同事的施壓、“督導”的監督、經理的強制，或審計員的仔細檢查。一定要通過某種機制來確保流程執行的一致性，這一點非常重要。
流程涉及的人越多，將流程內容形成文檔就越能保障流程執行的一致性。如果有新的員工加入，這些文檔能使他們迅速了解規章制度和工作方式，并確切地知道組織對他們的期望。
在大型企業，你更加需要借助流程文檔來確保不同的團隊或部門之間的有效合作，進而確保公司的整體需求得到滿足。但是，將流程內容形成文檔也有可能做過頭。例如，有些公司為了通過ISO 9000認證，制作了大量旨在通過認證和評級的文檔。不幸的是，當流程的首要目標，即支持人的工作，被這些目標取代時，流程會變得非常繁瑣。當然，如果流程文檔太多，人們也不愿意去閱讀，或者無法找到所需的指引。
要素三：工具
流程有助于人規避自己的不足，從而大展拳腳。盡管項目參與人員有時能夠有效地執行流程，但并非總是如此。另外，很多流程對人的工作效率具有負面影響。有些流程由于繁瑣之至，即便它們可以解決一些問題，也會引發新的問題。此時，工具成為確保人們有效執行真正有用的流程的關鍵。
工具有兩大基本功能，一是令人所付出的勞動取得事半功倍的效果，提高人的工作效率，二是代替人去工作，因為有時候工具能夠比人更有效地完成工作。有些工具只能發揮其中一種作用，但大多數工具都能發揮兩種作用。
例如，編譯器就是一種能令人的勞動取得事半功倍效果的工具。幾十年前，程序員需要寫出能在計算機處理器上運行的實際代碼。這種方法非常耗時，因為程序員必須構思計算機需要執行的動作，并將這些動作分解成由1和0組成的代碼。而編譯器可以將每行高層代碼轉譯成數十個(或數百個)計算機命令，它的出現使程序員可以進行更多抽象的工作，花更多的時間和精力去分析和解決手頭的問題，他們的工作效率因此大大提升。
因特網就是工具替代人類勞動的一個典型例子。要訪問某個網站，你只需要知道＾ 人們不需要了解因特網的細節就可以上網，這使得全球的用戶都能使用萬維網(World Wide Web)。這是因為因特網以用戶看不見的方式完成了這項工作，而用戶只是輸入資源定位符。
與許多工具制造者所宣稱的相反，并不是每項工作都需要借助工具。你的個人能力再結合有效的流程，足以讓你漂漂亮亮地完成日常的許多任務。但與此同時，你應該時刻注意是否能借助工具來提高人或者流程的效率。你可以根據工具的兩大基本功能，來判斷在哪些情況下需要借助工具。流程中是否有些步驟要占用大量時間？仔細觀察你的員工在哪些具體的步驟和任務上花費了時間。員工的精力應該集中到能夠發揮其創造力和智慧的工作上。他們是花大量的時間去從事創造性的工作，還是被很多非創造性的工作耗費了精力？
如果某個流程需要人們花大量的時間去完成一些非創造性的工作，就應該借助工具了。找到一種可以實現事半功倍效果的工具，這樣人們就可以投入更少的時間從事非創造性的工作，而投入更多的時間完成更具挑戰性的工作。這不僅有助于提高人們的工作效率，也能改善他們工作與生活的質量，因為他們可以花更多的精力從事更加有趣和更具挑戰性的工作。
有沒有一些流程根本不需要人的參與？通過上面的分析，我們有時會得出重要的發現，即某項工作根本不需要員工具有獨特的能力。在這種情況下，整個工作都可以自動化完成。如果找到合適的工具，員工就可以把時間花在更加重要的工作上。
一旦某種工具被采用，必定要求流程有所改變。但應＾ 切記工具的作用是為了提高人和流程的效率。任何會降低效率的工具都應該被拋棄。
人所具有的缺點會影響到他有效地利用創造力、遠見和智慧。流程能以某些方式彌補人的這些不足，使他的時間和精力得到有效利用。最佳流程并不會產生額處的工作。相反，它們服務于特定的目標，致力于確保項目的效率和一致性，且對使用它們的人來說往往是“隱形”的。
人們常常犯錯，所以流程必須幫助緩解這種傾向。大多數時候，一個好流程可以在第一時間幫助人們避免犯錯。例如，洗衣店的流程包括在放置襪子前進行配對，這將避免人們穿上不配對的襪子去上班。再如，每天早晨收聽交通和天氣報告，你就能選擇最佳的交通工具和路徑去上班。
人們還常常忘記事情。他們會忘記完成工作的一些必要步驟，或顛倒步驟的前后順序，而流程有助于人們按照正確的順序完成所有必須要做的事情。如果你每天早上都是先沐浴，再刷牙，然后更衣，最后吃早餐的話，這種始終如一的生活習慣可以確保你不會忘記任何步驟。如果這個流程改變了，結果可想而知。并且，如果你沒有采取其他措施來彌補這種改變所帶來的影響的話，結果一定非常糟糕。
人們在很多事情上都比較含糊。他們常常忽略重要的細節，因此需要有流程來引導人們注意必要的細節，確保必要的精確度。很多人在挑選要穿的衣服時都有一套流程，包括色彩和款式的搭配等。這些指引使他們可以輕易地做出合適的選擇。
但不是每個錯誤、遺漏或失準都是可以避免的，因此流程也就涉及到通過＾ 同樣，你還必須對流程進行調整，使之可以向項目相關人提供他們所需的支持，同時提高他們的工作效率。當流程符合了人們的需求時，它就會變成“隱形”的，人們自然而然地就會這樣做，根本不會覺得自己是在遵循某一流程。
雖然人們能借助流程完成很多事情，他們也有可能不能一致地執行流程。有時候，這種不一致性將使流程的效果大打折扣。如果流程執行不一致，其效果也會不一致。如果流程得到切實執行，其效果是可以預見的。
確保流程執行的一致性并不是要求你拘泥于形式。事實上，如果某個流程能夠有效地滿足你的需求，你就很容易連貫一致地執行它。然而，在企業中，由于涉及到很多人，確保流程執行的一致性就更具挑戰性。首先，如果一個流程能讓所有執行它的人都感覺不到它的存在，而是自然而然地就照著它做了，這樣的流程可以說是少之又少。如果讓每個人都根據自己的判斷行事，他們的執行方式可能稍微有些不同。有時，這些微小差異無關緊要，但更多的時候它們都會引發問題。
因此，大多數流程都要求有人注意企業的員工在執行它的時候的一致性。有多種方式可以完成這項工作，例如同事的檢視、同事的施壓、“督導”的監督、經理的強制，或審計員的仔細檢查。一定要通過某種機制來確保流程執行的一致性，這一點非常重要。
流程涉及的人越多，將流程內容形成文檔就越能保障流程執行的一致性。如果有新的員工加入，這些文檔能使他們迅速了解規章制度和工作方式，并確切地知道組織對他們的期望。
在大型企業，你更加需要借助流程文檔來確保不同的團隊或部門之間的有效合作，進而確保公司的整體需求得到滿足。但是，將流程內容形成文檔也有可能做過頭。例如，有些公司為了通過ISO 9000認證，制作了大量旨在通過認證和評級的文檔。不幸的是，當流程的首要目標，即支持人的工作，被這些目標取代時，流程會變得非常繁瑣。當然，如果流程文檔太多，人們也不愿意去閱讀，或者無法找到所需的指引。
要素三：工具
流程有助于人規避自己的不足，從而大展拳腳。盡管項目參與人員有時能夠有效地執行流程，但并非總是如此。另外，很多流程對人的工作效率具有負面影響。有些流程由于繁瑣之至，即便它們可以解決一些問題，也會引發新的問題。此時，工具成為確保人們有效執行真正有用的流程的關鍵。
工具有兩大基本功能，一是令人所付出的勞動取得事半功倍的效果，提高人的工作效率，二是代替人去工作，因為有時候工具能夠比人更有效地完成工作。有些工具只能發揮其中一種作用，但大多數工具都能發揮兩種作用。
例如，編譯器就是一種能令人的勞動取得事半功倍效果的工具。幾十年前，程序員需要寫出能在計算機處理器上運行的實際代碼。這種方法非常耗時，因為程序員必須構思計算機需要執行的動作，并將這些動作分解成由1和0組成的代碼。而編譯器可以將每行高層代碼轉譯成數十個(或數百個)計算機命令，它的出現使程序員可以進行更多抽象的工作，花更多的時間和精力去分析和解決手頭的問題，他們的工作效率因此大大提升。
因特網就是工具替代人類勞動的一個典型例子。要訪問某個網站，你只需要知道＾ 人們不需要了解因特網的細節就可以上網，這使得全球的用戶都能使用萬維網(World Wide Web)。這是因為因特網以用戶看不見的方式完成了這項工作，而用戶只是輸入資源定位符。
與許多工具制造者所宣稱的相反，并不是每項工作都需要借助工具。你的個人能力再結合有效的流程，足以讓你漂漂亮亮地完成日常的許多任務。但與此同時，你應該時刻注意是否能借助工具來提高人或者流程的效率。你可以根據工具的兩大基本功能，來判斷在哪些情況下需要借助工具。流程中是否有些步驟要占用大量時間？仔細觀察你的員工在哪些具體的步驟和任務上花費了時間。員工的精力應該集中到能夠發揮其創造力和智慧的工作上。他們是花大量的時間去從事創造性的工作，還是被很多非創造性的工作耗費了精力？
如果某個流程需要人們花大量的時間去完成一些非創造性的工作，就應該借助工具了。找到一種可以實現事半功倍效果的工具，這樣人們就可以投入更少的時間從事非創造性的工作，而投入更多的時間完成更具挑戰性的工作。這不僅有助于提高人們的工作效率，也能改善他們工作與生活的質量，因為他們可以花更多的精力從事更加有趣和更具挑戰性的工作。
有沒有一些流程根本不需要人的參與？通過上面的分析，我們有時會得出重要的發現，即某項工作根本不需要員工具有獨特的能力。在這種情況下，整個工作都可以自動化完成。如果找到合適的工具，員工就可以把時間花在更加重要的工作上。
一旦某種工具被采用，必定要求流程有所改變。但應＾ 切記工具的作用是為了提高人和流程的效率。任何會降低效率的工具都應該被拋棄。
