2009年咨詢工程師考試：項目管理中的溝通管理（一）
發布時間：2010-01-14 共2頁
項目管理就是指把各種系統、方法和人員結合在一起，在規定的時間、預算和質量目標范圍內完成項目的各項工作。項目管理的內容涉及到諸多方面，比如項目的計劃、控制、度量等等，而在這些過程當中，溝通是貫穿始終，必不可少的一個工作，我記得上次在清華光環管理培訓中心的調研面試中，面對老師的提問“你認為溝通應該占項目經理日常工作的百分之多少?”，我說“項目經理日常工作的80%”，“那剩下的20%做什么?”我說“剩下的20%就是準備溝通的內容，以期達到溝通的目的”。雖然答復有些許夸張，但是溝通確實已經成為項目經理日常工作的一個重要組成部分，而且是貫穿項目整個生命周期的一項持久工作，這項工作的好與壞直接影響項目的過程控制和最終的項目質量。
一、積極有效的溝通
溝通管理的目的就是要保證項目信息及時、正確的提取、收集、傳播、存儲以及最終進行處置，保證項目組內部的信息暢通。在這過程當中，項目經理責無旁貸的成為信息傳輸的中心和中轉站，同時又要避免成為信息流通的瓶頸。我認為項目的溝通主要包括與業務部門的溝通、與部門領導的溝通、項目組內成員之間的溝通(包括與項目組中外部資源的溝通)、與外聯公司的溝通和與其他兄弟部門(包括CS中心、NFSJ中心)之間的溝通等等。
1、與業務部門的溝通
與業務部門的溝通一般從項目前期階段就開始了，在這工作當中，我想有以下幾點需要注意：。充分分析業務部門的需求，以及需求的重點部分，溝通做到有的放矢;
。讓對方在一定程度上(即有利于項目組工作開展的程度上)了解項目組的現實情況，有困難一定先提出來，增進雙方的相互理解;
。在需求溝通中，業務的專家地位可能不很明顯，項目組在有條件的前提下可以更加深入的參與業務需求討論，甚至引導需求，即技術引導業務;
。在項目過程當中形成前期積極進行需求挖掘、中期合理安排客戶體驗、后期協調驗證測試的良性循環;
。如果溝通效果不理想，要及時上升問題的高度，尋求各級相關領導和職能部門的協助，合理的借用外部力量達到項目組的既定目標-項目成功。
這里我舉BYXM部一位項目經理的項目作為案例加以說明，《XX項目》，這個項目涉及的對賬系統決算規模380(人天)，理論工期7.8月，實際工期2.2月。涉及：6個系統。預估版本缺陷密度為46(ZX平均15.3)。最后該項目得以成功完成，并順利投產。業務反饋極佳，并發來感謝信，在上次中心滿意度調查中也給予了很高的分數。其實該項目實際情況是：時間非常緊，任務也很重，而且需求不明確，配合公司由于商務問題不能及時支持，可以說困難重重。但從項目開始到結束，項目組在項目經理的領導下與業務代表時刻保持著緊密的溝通，對于存在的各種問題從不拖延解決，每天將項目各階段的進度情況發與項目干系人了解，保證各方面信息的一致性。項目組成員包括業務人員短期內成為了一個團結而緊密的團體，業務人員也能夠了解項目組成員為此付出的努力，并打下了良好的客戶基礎。
其實很多情況下，業務人員對我們的項目最后的交付成果不滿意，關鍵是在缺乏溝通的背景下，我們最后的交付成果和他們的預期產生了偏差。而如果在項目整個生命周期中能不斷的安排業務來進行討論、分析和體驗，那么就可以主動的調整和完善業務代表對我們項目、對我們系統的預期值，這樣最后的項目不論多么困難，業務也都是有心里準備的，同時在這個溝通的過程當中，他們一定也會體諒到我們的實際困難，看到了我們為此做出的盡可能多的努力，這樣的項目最后的業務部門反饋的結果一定不會差。
