咨詢工程師輔導：招標與采購的談判剖析
發布時間：2010-01-14 共2頁
大型工程招標的談判分析
XX工程是一個大型工程項目，在招標中以及開標后，通過對一些具體細節的談判，完善了投標書或合同。具體而言，招標過程中的談判主要體現在以下幾個環節：
標段界面互動協調。XX工程的標段劃分精細，隨之而來的是對標段界面的協調和明確。XX工程在界面管理上本著嚴謹求實，一絲不茍的精神，在自身明確界面劃分及資料整理的同時，還要求投標人進行理解反饋、互動溝通，對界面協調上“雙保險”。具體做法表現為在招標文件的技術規范附件中給出《標段施工銜接及界面劃分簡表》，逐條列出結點部位，項目名稱，及對應的實施標段，并在其后附有界面劃分示意圖，用詳細的圖紙最直觀地標注出各界面相應的負責標段，進一步清晰表達劃分意圖。并且在招標文件的附件中，要求投標人以書面形式給出工程界面說明，即根據招標文件的要求，結合對本工程的理解，對工程界面加以詳細說明。
工程界面說明是一個溝通的過程，XX工程方在表達了自己的界面劃分意圖后，還與投標方進行雙向溝通，互相交換意見，精確協調施工界面的劃分問題，確保投標人理解正確。
標前會議當場澄清。標前會議緊接在集體現場考察之后進行。標前會議的目的，是澄清并解答投標人在查閱招標文件和現場考察后，可能提出的涉及投標和合同方面的任何問題。
在XX工程中，投標人在標前會議召開以前，以書面的形式將要求答復的問題提交招標人，招標人將在會上就此作出澄清和解答。會后，招標人將其書面解答和澄清的內容以編號的補遺書形式發給所有已購買招標文件的投標人。投標人在收到書面答復（補遺書）后，在24小時以內（以發出的時間為準）以傳真等書面形式向招標人確認收到。
對招標文件的澄清和解答。在XX工程中，要求對招標文件進行澄清和解答的投標人，應在送交投標文件截止期至少21天前，將要求澄清和解答的問題以書面形式（包括傳真、信函）送達招標人。招標人應在投標截止期14天前，將書面答復以編號的補遺書方式送達（以收到日期為準，下同）所有已購買招標文件的投標人。投標人在收到該書面答復（補遺書）后，應在24小時以內（以發出時間為準）以傳真等書面形式向招標人確認收到。
后續談判確定中標價格。XX工程負責方在確定施工標段中標人后，還有一個后續環節，即根據工程設計改進方案與中標人就中標價進行談判，協商之后談定的價格，才為最終成交價格。這個后續階段是適應設計變更而進行的。由于XX工程的施工工藝復雜、技術難度大，施工單位的設計方案很難一步到位，在施工過程中方案必然有一個逐步優化的過程。這樣，在設計方案的改進過程可能會節省工程投資，所以報價也就要相應調整。通過談判，可以使工程投資真正反映工程建設實際需要，避免浪費，促進設計方案改良，更有利于建設目標的實現。
物資采購中的談判分析
在XX工程項目的大宗物資采購中，通過物資采購談判，確定了包括價格、服務、質量、付款，價格變更、到貨日期等內容，具體的做法體現在以下幾個方面：
業主出面，雙贏合作。XX工程項目是以業主的名義組織協%考%試|大|調工作的，業主不定期與供應商負責人進行互訪和磋商。如，為了提高承包商采購的效率，業主會親自出面與一些大宗材料的供應商建立長期合作關系，主要形式有領導人互訪，定期會議等。如，鋼材與XX鋼鐵廠，水泥與離XX項目最近、規模最大的XX水泥廠都建立了長期穩定的業務聯系。這樣一來，在資源緊張時，可以確保材料供應，同時在質量上有保障，一些新材料新工藝也能夠通過協商得到優先供應，一些臨時需要的冷門材料廠家會專門為XX工程項目生產。另外，業主與供應商還會定期召開例會。會議上討論的問題可以是前一段時間的材料質量問題，下一期價格的集體磋商，對新問題的溝通彌補，對新產品的生產準備等。定期會議實際上提供了一個業主與供應商充分溝通的平臺，使得業主能夠將材料需求信息及時通知供應商，供應商也會及時反饋供應信息。其目的在于協調材料供應工作，應對價格波動，保證材料的質量與充足供應。
這一做法對于業主和供應商來說，無疑是一項“雙贏”的政策。供應商會借用XX工程項目的知名度反映他們的產品，同時XX工程項目也可以通過與國家級、世界級企業的合作確保材料的供應。這為整個材料采購工作創造了一個友好互利的環境，承包商的材料采購也因此開展得更加順暢。
價格策略。在XX工程項目中，價格策略總體采用優惠采購，但并不是一味追求低價格，而是“合理低價”，也就是尋找價格與質量和服務的平衡點，在可以接受的價格范圍內，爭取得到最好的材料質量，最寬容的付款、結算方式和最優質的服務，降低財務運營的成本。
同時，施工單位在采購材料時會跟生產廠家的出廠價掛鉤，即最終確定的材料采購價格基于生產廠家的出廠價，這樣可以有效控制中間商的利潤范圍。如果采購價格過高，就要自己承擔風險。業主按照市場行情、生產廠出廠價，以及某些權威機構提供的數據來確定價格，如果施工單位一味主觀定價，會有風險，所以要考慮業主的定價原則，這樣才能控制采購成本。
提前應對批量變更。業主在招標文件或合同中明確說明，如果因為工程的實際需要或設計的變更導致材料數量與品種的變化，供應商必須無條件配合。變更會提前至少一個月通知供應商。供應商會每個月供貨一次，而業主把下個月所需材料的數量和清單報給供應商，供應商可以按照業主要求的時間和清單供貨及時調整未來一個月的供貨計劃。如果變更確實造成供應商的損失，將由業主承擔。
業主擔保集中采購。在XX工程項目中%考%試|大|，對于大宗材料（如鋼筋、水泥）或者處在特殊時期（如鋼材價格漲價時期），由業主牽頭擔保作集中采購，把各標段所需的材料加總后一次全部采購完。這樣對供應商吸引力更大，信任度更強，能更有效的降低價格，從而保證材料供應。
以某年鋼材集中采購為例。通常情況下會分標段采購，但是某年鋼材價格瘋漲，形成賣方市場，資源非常有限，生產廠家對采購單位的資金情況和信任度要求提高，這使得承包商處于劣勢。另外，分成若干標段后，由于每一標段內的材料需求量相對較少，對供應商吸引力小，也給施工單位招標采購造成很大的阻力。于是，業主出面擔保，將兩個大標段合并起來一起招標。這樣，對供應商吸引力更大，信任度增強，同時，生產廠家考慮到要與業主建立長期合作的關系，會適當降低價格，使采購價格能夠維持在合理的范圍之內。
由于大型工程項目往往是一個復雜系統，建設管理這樣一些復雜系統是一項復雜的系統工程，招標與采購管理是這項系統工程中的重要一環。這個環節中充斥著復雜性，如所采購材料和設備的復雜性，技術的復雜性，設計的不充分性，價格的多樣性，時間的不確定性等；同時，招投標和物資供需雙方充滿各種矛盾和沖突，因此，在招標和物資采購管理中必須采取靈活的談判策略，提高招標和采購效率，從而，保證工程項目在一定的時間和資金投入條件下，達到預期的經濟效益和社會效益。
XX工程是一個大型工程項目，在招標中以及開標后，通過對一些具體細節的談判，完善了投標書或合同。具體而言，招標過程中的談判主要體現在以下幾個環節：
標段界面互動協調。XX工程的標段劃分精細，隨之而來的是對標段界面的協調和明確。XX工程在界面管理上本著嚴謹求實，一絲不茍的精神，在自身明確界面劃分及資料整理的同時，還要求投標人進行理解反饋、互動溝通，對界面協調上“雙保險”。具體做法表現為在招標文件的技術規范附件中給出《標段施工銜接及界面劃分簡表》，逐條列出結點部位，項目名稱，及對應的實施標段，并在其后附有界面劃分示意圖，用詳細的圖紙最直觀地標注出各界面相應的負責標段，進一步清晰表達劃分意圖。并且在招標文件的附件中，要求投標人以書面形式給出工程界面說明，即根據招標文件的要求，結合對本工程的理解，對工程界面加以詳細說明。
工程界面說明是一個溝通的過程，XX工程方在表達了自己的界面劃分意圖后，還與投標方進行雙向溝通，互相交換意見，精確協調施工界面的劃分問題，確保投標人理解正確。
標前會議當場澄清。標前會議緊接在集體現場考察之后進行。標前會議的目的，是澄清并解答投標人在查閱招標文件和現場考察后，可能提出的涉及投標和合同方面的任何問題。
在XX工程中，投標人在標前會議召開以前，以書面的形式將要求答復的問題提交招標人，招標人將在會上就此作出澄清和解答。會后，招標人將其書面解答和澄清的內容以編號的補遺書形式發給所有已購買招標文件的投標人。投標人在收到書面答復（補遺書）后，在24小時以內（以發出的時間為準）以傳真等書面形式向招標人確認收到。
對招標文件的澄清和解答。在XX工程中，要求對招標文件進行澄清和解答的投標人，應在送交投標文件截止期至少21天前，將要求澄清和解答的問題以書面形式（包括傳真、信函）送達招標人。招標人應在投標截止期14天前，將書面答復以編號的補遺書方式送達（以收到日期為準，下同）所有已購買招標文件的投標人。投標人在收到該書面答復（補遺書）后，應在24小時以內（以發出時間為準）以傳真等書面形式向招標人確認收到。
后續談判確定中標價格。XX工程負責方在確定施工標段中標人后，還有一個后續環節，即根據工程設計改進方案與中標人就中標價進行談判，協商之后談定的價格，才為最終成交價格。這個后續階段是適應設計變更而進行的。由于XX工程的施工工藝復雜、技術難度大，施工單位的設計方案很難一步到位，在施工過程中方案必然有一個逐步優化的過程。這樣，在設計方案的改進過程可能會節省工程投資，所以報價也就要相應調整。通過談判，可以使工程投資真正反映工程建設實際需要，避免浪費，促進設計方案改良，更有利于建設目標的實現。
物資采購中的談判分析
在XX工程項目的大宗物資采購中，通過物資采購談判，確定了包括價格、服務、質量、付款，價格變更、到貨日期等內容，具體的做法體現在以下幾個方面：
業主出面，雙贏合作。XX工程項目是以業主的名義組織協%考%試|大|調工作的，業主不定期與供應商負責人進行互訪和磋商。如，為了提高承包商采購的效率，業主會親自出面與一些大宗材料的供應商建立長期合作關系，主要形式有領導人互訪，定期會議等。如，鋼材與XX鋼鐵廠，水泥與離XX項目最近、規模最大的XX水泥廠都建立了長期穩定的業務聯系。這樣一來，在資源緊張時，可以確保材料供應，同時在質量上有保障，一些新材料新工藝也能夠通過協商得到優先供應，一些臨時需要的冷門材料廠家會專門為XX工程項目生產。另外，業主與供應商還會定期召開例會。會議上討論的問題可以是前一段時間的材料質量問題，下一期價格的集體磋商，對新問題的溝通彌補，對新產品的生產準備等。定期會議實際上提供了一個業主與供應商充分溝通的平臺，使得業主能夠將材料需求信息及時通知供應商，供應商也會及時反饋供應信息。其目的在于協調材料供應工作，應對價格波動，保證材料的質量與充足供應。
這一做法對于業主和供應商來說，無疑是一項“雙贏”的政策。供應商會借用XX工程項目的知名度反映他們的產品，同時XX工程項目也可以通過與國家級、世界級企業的合作確保材料的供應。這為整個材料采購工作創造了一個友好互利的環境，承包商的材料采購也因此開展得更加順暢。
價格策略。在XX工程項目中，價格策略總體采用優惠采購，但并不是一味追求低價格，而是“合理低價”，也就是尋找價格與質量和服務的平衡點，在可以接受的價格范圍內，爭取得到最好的材料質量，最寬容的付款、結算方式和最優質的服務，降低財務運營的成本。
同時，施工單位在采購材料時會跟生產廠家的出廠價掛鉤，即最終確定的材料采購價格基于生產廠家的出廠價，這樣可以有效控制中間商的利潤范圍。如果采購價格過高，就要自己承擔風險。業主按照市場行情、生產廠出廠價，以及某些權威機構提供的數據來確定價格，如果施工單位一味主觀定價，會有風險，所以要考慮業主的定價原則，這樣才能控制采購成本。
提前應對批量變更。業主在招標文件或合同中明確說明，如果因為工程的實際需要或設計的變更導致材料數量與品種的變化，供應商必須無條件配合。變更會提前至少一個月通知供應商。供應商會每個月供貨一次，而業主把下個月所需材料的數量和清單報給供應商，供應商可以按照業主要求的時間和清單供貨及時調整未來一個月的供貨計劃。如果變更確實造成供應商的損失，將由業主承擔。
業主擔保集中采購。在XX工程項目中%考%試|大|，對于大宗材料（如鋼筋、水泥）或者處在特殊時期（如鋼材價格漲價時期），由業主牽頭擔保作集中采購，把各標段所需的材料加總后一次全部采購完。這樣對供應商吸引力更大，信任度更強，能更有效的降低價格，從而保證材料供應。
以某年鋼材集中采購為例。通常情況下會分標段采購，但是某年鋼材價格瘋漲，形成賣方市場，資源非常有限，生產廠家對采購單位的資金情況和信任度要求提高，這使得承包商處于劣勢。另外，分成若干標段后，由于每一標段內的材料需求量相對較少，對供應商吸引力小，也給施工單位招標采購造成很大的阻力。于是，業主出面擔保，將兩個大標段合并起來一起招標。這樣，對供應商吸引力更大，信任度增強，同時，生產廠家考慮到要與業主建立長期合作的關系，會適當降低價格，使采購價格能夠維持在合理的范圍之內。
由于大型工程項目往往是一個復雜系統，建設管理這樣一些復雜系統是一項復雜的系統工程，招標與采購管理是這項系統工程中的重要一環。這個環節中充斥著復雜性，如所采購材料和設備的復雜性，技術的復雜性，設計的不充分性，價格的多樣性，時間的不確定性等；同時，招投標和物資供需雙方充滿各種矛盾和沖突，因此，在招標和物資采購管理中必須采取靈活的談判策略，提高招標和采購效率，從而，保證工程項目在一定的時間和資金投入條件下，達到預期的經濟效益和社會效益。
