公路監(jiān)理工程師：談企業(yè)合同的審核和管理
發(fā)布時間：2010-01-14 共2頁
第二部分 合同的審核和管理
由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、財(cái)務(wù)等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會關(guān)系，涉及了大量的法律專業(yè)問題。所以，企業(yè)應(yīng)專門成立法律顧問部門，來統(tǒng)一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。那么，作為一個企業(yè)的合同審核，到底該如何來審核和管理合同呢？筆者根據(jù)自身的從事法律顧問和法律糾紛處理的經(jīng)驗(yàn)，對合同的審核和管理主要應(yīng)從以下幾個方面著手：
第一，企業(yè)應(yīng)成立一個合同管理部門，統(tǒng)一歸口審核和管理各業(yè)務(wù)部門、各單位分口管理的模式。對企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。具體操作上，對合同實(shí)行分級、劃塊管理，各業(yè)務(wù)部門（主要有供銷、基建、技改等）和所屬各單位（主要有各個分公司、駐外機(jī)構(gòu)）作為合同二級管理單位，負(fù)責(zé)本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報有關(guān)合同的執(zhí)行情況。要使該統(tǒng)一合同管理模式有效運(yùn)行，則必須要建立健全的企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。在這個統(tǒng)一合同管理模式中，著重要注意以下幾方面：
其一，對企業(yè)公章或合同章的保管。根據(jù)我國當(dāng)前對企業(yè)公章和合同章的使用規(guī)定，企業(yè)的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話說，企業(yè)公章等于企業(yè)的簽字。在合同中，就算沒有企業(yè)法定代表人或者授權(quán)人的簽字，只要蓋上了公章或者合同章，也可以認(rèn)為，該企業(yè)已經(jīng)認(rèn)可了該合同的有關(guān)條款，該合同對該企業(yè)就有了法律的約束力。當(dāng)然，如果是企業(yè)內(nèi)部職工私自使用公章為自己謀取利益，則企業(yè)無須承擔(dān)責(zé)任。《最高人民法院關(guān)于企業(yè)職工利用本單位公章為自己實(shí)施的民事行為擔(dān)保企業(yè)是否應(yīng)承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任問題的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113號）對此有規(guī)定。但值得注意的是，對如何界定職工的私自使用行為，企業(yè)對此負(fù)有舉證的義務(wù)，這點(diǎn)在實(shí)際上是有相當(dāng)?shù)睦щy的。
其二，對企業(yè)職工合同簽訂授權(quán)的管理與控制。幾乎所有的企業(yè)都會存在這個問題，由于市場經(jīng)濟(jì)的各類信息變幻莫測，許多機(jī)會瞬間即逝，因此，企業(yè)不可能將所有的合同簽訂都集中于企業(yè)的某人身上，這就會產(chǎn)生權(quán)力授予與權(quán)力控制的矛盾，如何來制衡該矛盾，是企業(yè)管理機(jī)制的問題，不是法律問題。這里要講的是如何來制約和約束職工簽訂合同的權(quán)力，以避免表見代理的產(chǎn)生，避免對企業(yè)帶來被動的局面。在實(shí)際操作過程中，企業(yè)往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分公司預(yù)先給于相當(dāng)數(shù)量的蓋有企業(yè)公章的空白介紹信或者蓋有企業(yè)公章的格式合同，以方便其在適當(dāng)?shù)臅r候簽訂合同。這其實(shí)就是企業(yè)的一種授權(quán)行為，但是很不完善的。因?yàn)椋髽I(yè)在授權(quán)的同時，對其的權(quán)力行使的上限并沒有公示，這就會很容易產(chǎn)生狹義無權(quán)代理或表見代理行為。因此，筆者建議，企業(yè)應(yīng)在空白介紹信中明確規(guī)定該銷售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限，以及該銷售代表或該分公司有權(quán)獨(dú)立簽訂合同的時間期限。這樣就可以有效防止狹義無權(quán)代理或表見代理行為的發(fā)生。在他們的職務(wù)停止或者調(diào)整崗位后，一定要確保將原先預(yù)先給他的空白介紹信、授權(quán)委托書和空白的蓋有企業(yè)公章的格式合同及時上繳，同時務(wù)必以最快的速度通知和他有業(yè)務(wù)往來的關(guān)系客戶。
其三，對企業(yè)的被解聘主要負(fù)責(zé)人的防范。如果企業(yè)解聘企業(yè)的負(fù)責(zé)人比如說總經(jīng)理，則應(yīng)在解聘的同時在公開化的媒體上公告，并應(yīng)及時明確告知與企業(yè)有主要或者重要經(jīng)濟(jì)往來關(guān)系的客戶，以防止表見處分的發(fā)生。
第二，把合同分類，對重要的合同要做重點(diǎn)審核和管理一般地說，企業(yè)的重大合同主要有：合作發(fā)展合同、企業(yè)購并合同、聯(lián)營合同，獨(dú)家代理協(xié)議、重大技術(shù)改進(jìn)或技術(shù)引進(jìn)合同、涉及擔(dān)保的合同、房地產(chǎn)開發(fā)與交易合同、金額巨大的購銷合同等。由于這些合同涉及到企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)利益，對企業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，因此，在簽訂合同過程中，一定要把這些合同挑出來，做為合同的重點(diǎn)審核和管理對象，從合同的項(xiàng)目論證、對方當(dāng)事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都應(yīng)有法律顧問部門的主要人員的參與，嚴(yán)格管理和控制，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。
第三，合同審核的主要內(nèi)容合同內(nèi)容豐富多樣，合同的條款可以從幾條到上百甚至上千條。因此，對任何一個合同的審核，都應(yīng)做到有的放矢，對主要的內(nèi)容和重要的條款作主要的審核。合同的主要內(nèi)容，根據(jù)合同法的規(guī)定，主要包括：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所； 合同要履行的標(biāo)的物；標(biāo)的物數(shù)量；標(biāo)的物質(zhì)量；標(biāo)的物價款或者需要支付的報酬；履行期限，履行的地點(diǎn)和履行的方式；違約責(zé)任；解決爭議的方法。
以為，重要的審核內(nèi)容主要包括以下幾方面：
一、對合同當(dāng)事人身份和資格的審查。 這是合同審核中首先要確認(rèn)的問題，也是防止合同詐騙的最有力的防范措施。因?yàn)楹贤?dāng)事人的身份和資格直接關(guān)系到合同簽訂后是否有效是否能真正履行的先決條件。
首先，應(yīng)要求對方出示企業(yè)營業(yè)執(zhí)照，本人的授權(quán)委托書及本人的身份證。還要對企業(yè)的生產(chǎn)資格進(jìn)行審查。比如說，房地產(chǎn)項(xiàng)目的，則一方必須要有房地產(chǎn)資格；特種機(jī)電設(shè)備生產(chǎn)的，則需要特種機(jī)電設(shè)備生產(chǎn)許可證；如果是藥品的，則需要相應(yīng)的國家藥品生產(chǎn)的許可證，否則，就算合同簽訂了也常常會無效。
其次，如果是重大的合同，那么，企業(yè)在簽訂合同之前，應(yīng)派遣相關(guān)人員去對方所在地進(jìn)行審查，考察團(tuán)的人員應(yīng)是企業(yè)高級管理人員+主管負(fù)責(zé)人+專業(yè)技術(shù)人員+法律人士+財(cái)務(wù)人員等的綜合組成。這種審查并不僅僅是對對方企業(yè)表面化的考察，而是應(yīng)對對方提供的各類執(zhí)照、證件、資格證、許可證、財(cái)務(wù)報表等進(jìn)行仔細(xì)的審查。
在對企業(yè)本身審查的同時，還應(yīng)去法院調(diào)查核實(shí)該企業(yè)是否存在訴訟案件，去工商行政管理局調(diào)查核實(shí)該企業(yè)的年檢注冊和歷年的獎罰情況，去土地管理部門和房屋管理部門調(diào)查核實(shí)該企業(yè)是否存在不動產(chǎn)的抵押擔(dān)保，去稅務(wù)局調(diào)查核實(shí)該企業(yè)是否存在拖延繳納稅費(fèi)或者是否還有稅費(fèi)沒有及時上繳情況，去環(huán)保局調(diào)查核實(shí)是否存在嚴(yán)重污染環(huán)境的行為等。以上幾個方面的實(shí)地調(diào)查核實(shí)的信息，都是公開化，因此，企業(yè)只要稍微認(rèn)真，就不難對此進(jìn)行實(shí)地審查，但對企業(yè)銀行帳號的查詢則是不容易的。
